Jak snížit náklady na tisk?

Čtvrtek, 31. Květen 2012 - 2:00
| Napsal:
Drtivá většina architektonických a projekčních ateliérů si do začátku pořídí tiskové zařízení, které ze začátku pokryje většinu tiskový potřeb. Postupně se tak v ateliéru průměrné velikosti objeví nějaká ta multifukční tiskárna do formátu A3, v budoucnu pak velkoformátová tiskárna či menší plotr.

Jaké jsou skutečné náklady na postupně se rozšiřující tiskový park ve firmě? Patrně tyto náklady nikdo příliš neeviduje, natož aby je někdo vyhodnocoval. Zastavme se nad tím, kolik to vlastně stojí a kde se dají snížit náklady.

Kolik stojí A4?

Počítat náklady za tisk jako prostý součet nákladů na papír a toner je poněkud zavádějící a byla by to hned v samotném úvodu chyba. Pokud se rozhodnete pro analýzu (audit) tisku, uvědomíte si, že s tiskem ve vaší firmě je spojena celá řada nákladů, ze kterého Vám vyjde tzv. TCO (Total Cost Ownership), celkové náklady na vlastnictví. Vedle provozních nákladů (cena papíru, toneru a spotřeba energie) je potřeba zjistit cenu servisních nákladů. Ideální je znát počet a cenu servisních zákroků za uplynulé období, případně finanční závazky plynoucí ze servisních smluv pro jednotlivá tisková zařízení.

Tisknout či netisknout? Co dál!

Po provedení auditu tiskových zařízení zjistíte, jaké tiskárny máte v tiskovém parku, kolik se na nich protiskne, jakou mají spotřebu energie a zdali není na čase je vyřadit z provozu a nahradit je novými technologicky pokročilejšími, a tudíž efektivnějšími zařízeními. Větší projekční ateliéry disponující vlastní planografií si uvědomí také náklady na personální obsluhu, tedy veškeré fixní náklady související s firemním tiskem.

Jaké cesty mohou vést k úsporám?

Úsporné chování – výrazně ušetřit lze pěstováním vhodných návyků zaměstnanců při tisku dokumentů. I při zadávání tisku je potřeba přemýšlet a klást si otázky typu: Potřebuji tento dokument opravdu tisknout? Nezapomněl jsem nastavit oboustranný tisk? Je nutné tento dokument tisknout barevně? Jedná se mi o náhledový tisk, nebude dostačující vytisknout více stran dokumentu na jeden list papíru? Mám pracoviště se dvěma monitory, nebude stačit provést korekturu PDF dokumentu na monitoru? Mohl bych využít nástroje „Poznámky a označení“ v Acrobat Readeru.

Centralizace tiskáren – nahrazení spousty decentralizovaných tiskáren na stolech zaměstnanců za jednu výkonnou multifunkční tiskárnu s možností skenování a odesílání dat na datové úložiště se více než nabízí. Tím, že uživatel o tisku začne přemýšlet a navíc nemá tiskárnu „pod nosem“, musí si pro dokument dojít. I proto je také podvědomě nucen přemýšlet o nutnosti každého konkrétního tisku. Přitom centralizovaná tiskárna nemusí být na míle daleko, i kratší docházková vzdálenost zajistí pozitivní změnu návyků u zaměstnanců.

Systém správy dokumentů – neboli Data Management Systém (DMS) je spojitou nádobou k firemnímu tisku. I zde je možno pořízením DMS systému a nastavením firemní politiky v oblasti sdílení a archivace elektronických dokumentů z dlouhodobého hlediska výrazně uspořit právě v oblasti firemního tisku

Outsourcing tisku – pokud se podíváte pod pokličku skutečných nákladů na tisk a zjistíte si již zmiňované celkové náklady na vlastnictví, jednou z logických cest pak může být přiklonění se k outsourcingu tiskových služeb. Jak vyplývá z definice outsourcingu, jeho cílem je snaha zefektivnit fungování firmy obecně tím, že získáte větší prostor na hlavní činnosti firmy odbouráním některých neefektivně prováděných činností v rámci fungování firmy. Vše v zájmu zvýšení její konkurenceschopnosti. V případě architektonických a projekčních ateliérů mnohdy sami projektanti tráví neúměrně času nad kompletací projektů. Místo, aby se věnovali projekční činnosti, kompletují dlouho do noci projekční dokumentaci. Je však tento druh ´relaxace, jak to mnozí z nich možná vnímají, ten nejefektivnější způsob zpracování projektové dokumentace pro projekční ateliér?

Jak naznačil tento článek, hledat možnosti úspor v oblasti firemního tisku není od věci. Pokud jste mylně nabyli dojmu, že se to týká jen větších ateliérů a projekčních firem, vězte, že úspor lze dosáhnout ve firmách všech velikostí. Nevěříte? Udělejte si vlastní audit tisku. Případně oslovte odborníky z firmy Copy General, kteří Vám s auditem rádi pomohou.

Klíčová slova: