Onsite services, chytrá forma outsourcingu tiskových služeb

Pondělí, 11. Červen 2012 - 2:00
| Napsal:

Pokud si nedokážete představit možnosti outsourcingu tiskových služeb v podmínkách vaší kanceláře, máme pro Vás nahlédnutí pod pokličku zdánlivě tajemného názvu Onsite services. Onsite services je v podání Copy General synonymem právě pro outsourcing tiskových služeb.

Pojďme si podrobněji představit On-site services určený primárně projekčním a architektonickým firmám. Co jsou hlavní pilíře této služby od Copy General?

Technologické vybavení a personální zajištění

Copy General se postará o vybavení interního reprografického centra technologiemi včetně servisní a dodavatelské podpory a variantně zajistí i obsluhu interního reprografického centra vlastními operátory. V případě budoucího zájmu zákazníka je připraven rozšířit služby i o dodání, správu a servisní i dodavatelskou podporu u ostatních tiskových zařízení v rámci projekční firmy.

Správa dokumentů

V rámci standardního fungování interního reprografického centra je Copy General připraven zajistit i správa dokumentů. Typickými prvky této služby jsou zejména organizace dokumentů a péče o ně a správa digitálního archivu v interním reprografickém centru vyráběných dokumentů.

Detailní přehled nákladů za reprografické služby

Na základě zkušeností z velkých projekčních, architektonických a inženýringových firem musí firmy u některých projektů závazně přeúčtovávat náklady za tiskové a kopírovací služby. Řada společností také u celé řady projektů realizuje profit při následném prodeji projektové dokumentace. Z těchto důvodů zahrnul Copy General do svého On-site programu službu sledování nákladů za jednotlivé projekty. Report nákladů za jednotlivé projekty bývá rozdělen na náklady za projekty vyráběné v interním reprografickém centru a v produkčních provozech Copy General. Tento detailní přehled umožní i firmám, které nepotřebují přeúčtovávat náklady za reprografii nebo nemají ve své strategii realizování zisku při následném prodeji dokumentace, získat plnou kontrolu nad ziskovostí svých projektů.

Off-site podpora produkčními provozy Copy General

Produkční provozy Copy General slouží jako bezpečná záloha provozních kapacit interních reprografických center zřízených přímo u klienta. Copy General si uvědomuje, že není vždy možné realizovat nárazově velké objemy přímo v interním reprografickém centru. Z tohoto důvodu jsou tiskové objemy operativně řízeny tak, aby jejich výroba byla vždy realizována v požadovaném termínu. Základní produkční centrum Copy General je otevřeno NON-STOP. Ostatní pobočky jsou otevřeny každý pracovní den až do 22:00 a o víkendech do 21:00. Součástí služeb interního reprografického centra a produkčních provozů Copy General je i následná místní, tuzemská či mezinárodní distribuce dokumentů dle požadavků zákazníka.

Zajištění, trénink a odborné znalosti operátorů interního reprografického centra

On-site operátoři Copy General jsou vždy plně trénovaní v oblastech odborné znalosti reprografie a v procesech práce s dokumenty u našeho zákazníka. V případě absence On-site operátora zajistí Copy General jeho nahrazení dalším školeným členem svého týmu. Pokud chce zákazník zachovat dosavadní operátory svého interního reprografického centra i nadále jako své vlastní zaměstnance, je Copy General i v tomto případě připraven je začlenit do svého On-site programu. Jakýkoliv člen dosavadního týmu projde odborným školení v produkčních provozech Copy General.

Vyřešení současného technologického vybavení

Pro Copy General není v rámci jeho On-site programu podstatné, zda klient disponuje v současné době adekvátním technologickým vybavením, které by se hodilo do nové koncepce. Pokud zákazníkovo vybavení vyhovuje kapacitnímu a procesnímu nastavení On-site programu, má Copy General logické důvody pro jeho zabudování a následné využívání. Pokud však zákazník disponuje z různých důvodů nevhodným zařízením nebo ho nemá vůbec, je Copy General připraven na základě svých odborných zkušeností provést novou technologickou konfiguraci provozu a zajištění kompletního hardware a software.

Variabilní náklady, „Pay-for_Output Program“

On-site program je založen na principu variabilních nákladů. Cílem programu je, aby výdaje za reprografické služby kopírovaly křivku příjmů a výkonů klientovy firmy. Zákazníci Copy General potvrzují, že každá eliminace fixních nákladů je pro ně extrémně důležitá. On-site program jim významné snížení fixních nákladů nabízí. Žádné velké jednorázové výdaje ani pravidelné leasingové splátky. O investice do technologického vybavení se postará Copy General, ne klient. Kromě toho je ještě On-site program založen na principu platby za tiskový výstup. Nejedná se tedy o program, kde by se platil pravidelný měsíční pronájem a pravidelná platba za určitý závazný počet jednotek, jako jsou archy A4 nebo m². Zákazník tak platí pouze skutečně převzatou dokumentaci. Případné provozní ztráty způsobené chybou operátora jsou nákladem Copy General. Služby jsou účtovány stejným způsobem, jako když zákazník zadá objednávku ve standardním produkčním provozu Copy General. Účtovanými službami jsou černobílé maloformátové a velkoformátové výtisky či kopie a finální kompletace dokumentů.

On-site services eliminuje řadu starostí

Řada projektantů potvrzuje: ´realizace reprografických zakázek není naším hlavním podnikatelským zaměřením´. Z tohoto důvodu preferují volbu outsourcingu těchto služeb u společnosti, která k jejich zajištění přistoupí nadmíru profesionálně. A služba On-site services je pro ně tou správnou odpovědí. On-site services firmy Copy General je komplexní služba, která eliminuje klienty od následujících starostí:

výběr vhodného reprografického vybavení,

• instalace a doprava reprografického vybavení,

• péče o zařízení,

• nákup papíru,

• nákup tonerů a dalšího spotřebního materiálu,

• evidence skladu,

• náklady na provozní ztráty,

• logistika,

• sledování nákladů na jednotlivé projekty či oddělení,

• školení zaměstnanců (projektanti, administrativa, operátoři v interním reprografickém centru) pro tisk

• sledování technologického pokroku v oblasti reprografie,

• přizpůsobování technologií aktuálním potřebám (rostoucím i klesajícím),

• pojištění,

a v neposlední řadě kvalita služby v interním reprografickém centru. O kvalitu v poměru k ceně jde v prvé řadě.